El Inventario y su Importancia dentro de las Empresas

Por: Yazmín Cruz Colón
7 de julio de 2010
Ensayo para el Curso: Gerencia de Producción y Operaciones


Las empresas de hoy tienen que estar al tanto de los cambios constantes en el Mercado global debido a los avances tecnológicos, pero también debido a las exigencias de los consumidores como los son la calidad, precios razonables, mejores servicios y atención personalizada. Es por esto, que constantemente éstas están buscando estrategias y métodos más efectivos para producir los mejores productos o para ofrecer los mejores servicios.

Luego de haber leído múltiples artículos sobre el tema de la Gerencia de Operaciones y Producción, pude constatar que la mayoría de los autores coinciden en que los Gerentes de Operaciones son de suma importancia en las empresas ya que desempeñan una función vital dentro de éstas, porque son ellos los que controlan alrededor de las tres cuartas partes de los activos de dicha empresa.

Dentro de las funciones de un Gerente de Operaciones se encuentra el mantener un inventario adecuado para poder cumplir con la demanda de los clientes. Según los textos basados en este tema, el objetivo principal del inventario es proveer a la compañía de materiales necesarios para que ésta pueda continuar con su funcionamiento dentro del mercado. Los inventarios incluyen la materia prima, productos en proceso y productos terminados, mercancías para la venta, materiales y repuestos para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios (www.ingindstg.com, 2010).

Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que estos tienen un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la venta de productos. Es por esto que el inventario es de suma importancia ya que le permite a la empresa cumplir con la demanda y competir dentro del mercado. El reto de administrar un inventario es decidir cuánto inventario se necesita para cumplir con estos requerimientos. Muchos autores están de acuerdo en que el mantener inventarios grandes puede incurrir en tener inactivo el dinero de la compañía, el almacenamiento de dicho inventario puede salir más caro y por último el producto se pude volver obsoleto.

Por lo tanto, administrar un inventario implica decidir qué cantidad del inventario se necesita, cuándo colocar los pedidos, recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario, ya que el objetivo de éste es mantener los costos bajos y mantener suficientes productos terminados para las ventas. El administrar bien el inventario de una empresa resulta en la buena calidad de los productos y operaciones más eficientes. Sin embargo, la mala administración puede repercutir en clientes descontentos, y en problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.

Para evitar que se administre mal un inventario los expertos en este tema recomiendan que el Gerente de Operaciones analice tres factores: el costo de mantener el inventario, el costo por colocar pedidos con frecuencias y el costo por no tener inventario suficiente. Estos tres factores deben ser medidos y tratar de reducir dichos costos al mínimo. La mayoría de las empresas analizan estos factores a través de un inventario perpetuo, ya que utilizando este método se puede llevar un control continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos. Actualmente existen diversos programas de computadoras que permiten a la empresa obtener un informe casi instantáneo de su inventario, esto facilita el tomar decisiones importantes con relación a éste.

Entre estos programas o sistemas de computadora se encuentra la Planeación de Materiales Requeridos (PMR) el cual se usa para asegurar que los materiales, la mano de obra y el equipo necesario para la producción estén en el lugar adecuado, en las cantidades requeridas y en el momento en que se necesitan. Su objetivo es asegurar el flujo constante de los productos terminados. También existen otros sistemas como PMRII (Planeación de Recursos para la Producción II) y PRE (Planeación de Recursos de la Empresa). Dichos sistemas son utilizados para mejorar las operaciones tanto de las grandes empresas como de las pequeñas.

En el caso de las pequeñas empresas este aspecto es muy poco atendido ya que no se llevan registros del inventario, no se designa a una persona responsable y no se desarrolla un sistema para llevar a cabo esta tarea o quizás no conocen la importancia sobre el control del inventario y los problemas que el descontrol de éste puede representar como lo es el robo y el desperdicio de los materiales causando un gran problema para los pequeños negocios.

Implementar un sistema para administrar el inventario ayuda a llevar un buen control del inventario. Efectuar este proceso puede ser todo un reto y representar otros gastos pero la realidad es que puede salvar a una empresa de la quiebra, ya que es un proceso continuo para mejorar las operaciones y detectar errores que pueden ser corregidos y aumentar la calidad del producto o el servicio que se vende. Además, contribuye al progreso y desarrollo de la empresa y al fortalecimiento de todas sus áreas para lograr a cumplir con lo que es su misión.

En conclusión el manejo del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo tanto de las grandes empresas como de los pequeños negocios. Si este no es llevado a cabo correctamente puede repercutir en tener problemas para el cumplimiento de la demanda y pueden aumentar los costos o proveer servicios ineficientes. Es por esto que los expertos en esta materia recomiendan que se revisen continuamente los procesos de la empresa siempre buscando nuevos métodos que contribuyan a la eficiencia de la compañía y a tono con la globalización ya que solo de este modo se puede continuar siendo competitivo. Siempre hay que recordar que el objetivo de la gerencia de inventario es suministrar los materiales necesarios y de esta manera abaratar costo. Por ende, si el inventario no se maneja con efectividad, no se tendrán los materiales suficientes para obtener los productos finales, no se producirán las ventas suficientes y se pueden perder clientes muy importantes por la inconformidad de éstos con la empresa.

Personalice el Desarrollo de losLíderes

Por Natalie Shope Griffin
Harvard Business Review
Marzo 2003
Síntesis Ser Humano y Trabajo

La mayoría de las organizaciones “ascienden a sus mejores empleados a roles gerenciales, los envían a unos cuantos talleres y seminarios, y después los lanzan a los leones”. En este cuadro de situación, los gerentes potenciales fallan “porque las empresas no admiten que las características personales, ideologías o comportamientos afectan las habilidades de liderazgo de un individuo”.

Este es, en síntesis, el diagnóstico que Natalie Shope Griffin, consultora de desarrollo ejecutivo y organizacional, presenta en un artículo titulado “Personalice el desarrollo de los líderes”, publicado en la edición de mayo de Harvard Business Review, que circula en español en América Latina desde comienzos de año.

Según Griffin, cuatro tipos de personas que llegan a los programas de desarrollo gerencial:

• Los líderes renuentes, “que parecen tener todas las habilidades necesarias para ser gerentes de primera, pero que no se imaginan a sí mismos triunfando en un rol de liderazgo”.

• Los líderes arrogantes “presentan el problema opuesto: creen que ya tienen todas las habilidades de liderazgo que van a necesitar”.

• -Los líderes desconocidos “tienen la mezcla adecuada de humildad, confianza y capacidad de liderazgo, pero su talento pasa inadvertido porque fallan en el desarrollo de relaciones fuera de un pequeño grupo de colegas”.

• Los líderes trabajólicos, individuos que “han sido recompensados por poner el trabajo por encima de todo lo demás y por pasar un tiempo excesivo en la oficina”, pero a menudo “no tienen ni la perspectiva ni la personalidad para inspirar a otros”.

En el artículo, Griffin explica el programa desarrollado Nationawide Financial, una empresa con sede en Columbia, Ohio, y ejemplifica el trabajo de desarrollo de liderazgo aplicado mediante un caso para cada uno de los cuatro tipos descriptos. “El programa de desarrollo, de un año de duración, incluía coaching, tutoría, observación del management de otros, experiencia de management en terreno y clases de capacitación, todo respaldado con sesiones regulares de feedback. El desarrollo se enfocó en la persona en su dimensión total y no sólo en sus habilidades individuales”, comenta la especialista.

Al analizar en detalle cada uno de los cuatro prototipos, Griffin advierte que los líderes renuentes tienen, a menudo, “la materia prima para convertirse en gerentes notables, pero los sabotea su falta de autoestima. Sus inseguridades profundamente arraigadas se manifiestan de varias formas: indecisión, aversión al riesgo y tendencia a evitar el conflicto”.

Para transformarlos en líderes fuertes, desarrolla la autora del artículo, “es necesario ayudarles a cambiar los supuestos que tienen sobre sus propias habilidades y darles capacitación específica en desarrollo de toma de decisiones y manejo de conflictos, así como continuas dosis de estímulo”.

Aunque un mínimo porcentaje de líderes se encuentra en la categoría de arrogantes, “son los que más se destacan –dice Griffin–, porque pueden ser descarados”. Los líderes arrogantes “son tan inseguros como los renuentes, pero compensan sus dudas autoconvenciéndose de que ya son magníficos gerentes. Como son ambiciosos autopublicistas, muchas organizaciones los ascienden sin pensarlo dos veces”.

Pero los líderes arrogantes pueden causar estragos en sus equipos. Para transformarlos en gerentes capaces y empáticos hay que despertarlos de un golpe, con duro feedback, entrenamiento práctico para escuchar con empatía y de trabajo en equipo, e incluso amenazas de descenso o despido”.

Los líderes desconocidos, afirma Griffin, son “personas ambiciosas y muy competentes, pero cautelosas, que establecen relaciones de una manera más lenta y vacilante que otras. Como a menudo son introvertidas, sus círculos personales son pequeños y muy rara vez inician una conversación. La gente no suele ir a estas personas en busca de liderazgo, y tienen poco ‘reconocimiento de marca’ dentro de sus organizaciones”.

Estos líderes requieren, para transformarlos en gerentes efectivos, “feedback de 360 grados, seguido de una cuidadosa construcción de su idea subyacente de que el relacionarse significa repartir adulaciones, y que eso es una pérdida de tiempo. También resulta efectivo forzar a los líderes desconocidos a reunirse con gente nueva, pero, al igual que con los líderes renuentes, esto requiere muchísimo seguimiento y apoyo”.

La práctica gerencial en terreno en un ambiente completamente desconocido “resulta extremadamente útil para sacar de sus caparazones a los líderes desconocidos”, puntualiza la experta.

En cuanto a los trabajólicos, muchos tienen “personalidades adictivas y ansiosas, y prefieren el trabajo a su propia familia, el crecimiento espiritual, los deportes, las aficiones, el amor o la amistad”. Habitualmente extrovertidos, adictos a las actividades y la acción, “los trabajólicos tienen altas probabilidades de sufrir de agotamiento, estrés y los problemas físicos que se derivan de ello, como fatiga crónica, problemas cardíacos, presión alta y otros. Lamentablemente, muchas empresas siguen premiando el trabajolismo”, sentencia Griffin.

Asegura inmediatamente que “nuestras investigaciones informales han confirmado que los empleados responden de manera mucho más favorable a gerentes equilibrados, con intereses externos. Trabajan gustosamente y con vigor para dichos gerentes, porque saben que cuando el equipo alcance sus metas, sus vidas personales también serán respetadas”.

“Nuestro desafío con los trabajólicos, por lo tanto, es demostrarles que su modus operandi de trabajar más duro en lugar de más inteligentemente, no lleva a ninguna parte. Tratamos de castigar el trabajolismo en vez de premiarlo”, sentencia la autora.

Al trabajar con los cuatro tipos de gerentes “hemos aprendido algo sobre la eficacia de los diferentes métodos de desarrollo que aplicamos –concluye Griffin–. Creemos que si no hubiéramos puesto en práctica un planteamiento personalizado estaríamos encaminando a todos nuestros gerentes hacia el fracaso. Si bien un tipo de persona responde muy bien a una forma de ‘tratamiento’, el mismo enfoque tiene el efecto contrario en otra”.

El Impacto de los Procesos de Reclutamiento y Selección en las Organizaciones

Por: Yazmín Cruz

Ensayo para el curso Administración de Recursos Humanos

La Oficina de Recursos Humanos tiene entre sus objetivos principales escoger el personal capacitado para cubrir las vacantes de una empresa tomando en consideración las necesidades de ésta. Cuando se contrata a personas que no cumplen con los estándares o están por debajo de ellos, se crean muchos problemas a la hora del desempeño y se pierde muchísimo tiempo y dinero tratando de sacar a las empresas de esos problemas ya que probablemente tengan que comenzar un nuevo reclutamiento.

Es por esto que el proceso de reclutamiento y selección de personal es fundamental ya que a través de éste, la organización ofrece las oportunidades de empleo que pretende llenar y se atraen los candidatos idóneos, capaces de ocupar un puesto dentro de la organización. Pero este proceso no es tan fácil ya que las empresas se tienen que enfrentar a la escasez de profesionales cualificados y a la competencia global. La solicitud de personas eficientes, creativas e innovadoras es lo que se busca hoy día, y esto ha desatado una guerra de talentos por lo que hace muchos más difícil este proceso.

Un reclutamiento pobre puede redundar en contratar una persona no idónea lo que repercute en más procesos de recursos humanos. Cuando se contrata una persona sub cualificada o sobre cualificada puede afectar su motivación o la del equipo de trabajo, su adaptación al nuevo trabajo y tener que invertir en capacitación para que ésta se acerque a lo que se requería inicialmente. En el caso del contrato de una persona sobre cualificada puede afectar las escalas salariales y quizás se tenga que modificar los parámetros utilizados para evaluar el desempeño del personal.

Es por esto que muchas empresas han optado por tener profesionales altamente capacitados para realizar esta tarea o por contratar consultoras especializadas en esta área. Por ende, un mal reclutamiento y selección de personal puede ser mucho más perjudicial de lo que las organizaciones se imaginan.

DISCIPLINA EFICAZ

La disciplina son las acciones que emprende un gerente para hacer cumplir las expectativas, criterios y reglas de la organización. Si el desempeño de un empleado no está a la altura o si ignora constantemente los criterios y las normas de la organización, es posible que el gerente tenga que imponer la disciplina para controlar ese comportamiento. Los problemas de disciplinas más comunes que enfrentan los gerentes son: asistencia, incumplimiento de las metas, desobediencia, descuidos al usar los mecanismos de seguridad, alcohol, drogas, robos, entre otros.

Según Stephen Robbins, la esencia de la disciplina eficaz, puede resumirse en ocho comportamientos:

1. Responda inmediatamente. Cuanto antes mejor siga una medida disciplinaria a una infracción, lo más probable es que el empleado asocie el castigo con la infracción y no con usted.
   
2. Haga una advertencia. Tiene la obligación de advertir al empleado antes de emprender una medida disciplinaria. Esto quiere decir que el empleado debe ser consciente de las reglas de la organización y aceptar sus normas de comportamiento. Es más probable que los empleados consideren justa la medida disciplinaria si recibieron una advertencia clara.
3. Enuncie concretamente el problema. Indique la fecha, hora, lugar y personas, así como circunstancias atenuantes de la infracción. Defina la infracción con los términos exactos en lugar de recitar normas de la compañía o incisos de contrato laboral. No se quiere comunicar preocupación por la infracción, sino por el efecto de esa infracción en el desempeño de la unidad de trabajo. Explique por qué el comportamiento no puede continuar, demostrando cómo afecta específicamente el desempeño laboral del empleado, la eficacia de la unidad y a los compañeros del empleado.
4. Permita a cada empleado explicar su posición. Un proceso justo exige que dé al empleado la oportunidad de explicar su posición. Desde el punto de vista del empleado, ¿Qué pasó? ¿Por qué ocurrió?
5. Sostenga una discusión impersonal. La disciplina debe vincularse a la infracción, no a la personalidad del infractor. No se dirige al empleado, si no a lo que haya hecho.
6. Sea constante. El trato justo de los empleados exige que la disciplina sea congruente. Si hace valer de manera incoherente las reglas sobre infracciones, pierden su efecto, la moral se reduce y los empleados pondrán en tela de juicio la habilidad de usted. Es responsabilidad de usted justificar claramente aquellas medidas disciplinarias que a los empleados puedan parecerles incongruentes.
7. Emprenda acciones progresivas. Escoja una sanción apropiada a la infracción. Las sanciones deben ser progresivamente más graves si la infracción se repite. La disciplina progresiva comienza con una advertencia de palabras, una suspensión, degradación o día sin goce de sueldo y por último el más serio de los casos el despido.
8. Obtenga un compromiso de cambiar. La disciplina debe incluir guía y dirección. Para corregir el problema deje que el empleado declare qué piensa hacer para garantizar que no vuelva a ocurrir la infracción.

Ref: Robbins, Stephen P. Organizational Behavior, 11th Edition: Prentice Hall, 2004.

Recomendaciones para Escribir un Resumé

Si buscas o quieres cambiar de empleo, necesitas un resumé que represente tu profesionalismo y así puedas obtener una entrevista. A continuación encontrarás siete recomendaciones que te ayudarán a escribir tu resumé.

• En la parte superior incluya un párrafo indicando sus metas profesionales, los tipos de organizaciones en las cuales tiene experiencia de trabajo y algunas de sus fortalezas.
• Diga lo que usted ha hecho y cómo lo ha hecho.
• Use verbos activos, como inicié, dirigí y analicé.
• Incluya su nombre completo, dirección, teléfonos y su correo electrónico para que el patrono se comunique con usted.
• Revise la ortografía de su resumé, el mismo no puede tener errores.
• Trate de limitar su resumé a sólo dos páginas.
  
• No incluya información personal ni tampoco una foto.

Motivando a tu Personal

Buscando información para un trabajo universitario me topé con esta nota la cual me pareció muy interesante y me gustaría compartirla con ustedes. El tema trata de El Juego y la Organización. Espero que les sea de utilidad.

Son muchas las ocasiones en que pasamos tiempo analizando cómo motivar y promover el compromiso dentro de la organización. Muchas veces, tenemos que analizar la capacidad de juego que tienen nuestros empleados. El juego es un instinto que provoca acciones y diversiones en el ser humano, ha sido estudiado por muchas disciplinas y se ha establecido una conexión entre el juego, la creatividad, la motivación y los resultados.

Promovemos el juego organizacional buscando el apoyo de los empleados y retando el estatus actual para que colaboren con iniciativas que lleven a la organización a manejar los cambios e innovar continuamente. En la medida en que presentemos las estrategias organizacionales como parte del juego organizacional, cambiaremos la percepción de los empleados de trabajar por la opción de colaborar con éxito de la organización estableciendo las reglas de juego.

Consejos de T& T Management Group-Consulting Services. epshrs@gmail.com

Cómo Utilizar el Internet para Encontrar Trabajo

Como ya todos conocemos, Puerto Rico se enfrenta a una crisis económica mundial. La alta tasa de desempleo ha aumentado un 16.1% lo que minimiza las posibilidades de encontrar un nuevo empleo. CareerBuilder, un website dedicado a las búsquedas laborales, indica en una de sus publicaciones que uno de cada cinco empleadores, busca datos en la red sobre sus candidatos antes de ofrecerle un puesto. Este es un dato muy importante que debemos considerar a la hora de buscar empleo. Estas son algunas de las cosas que te pueden ayudar en esta gestión:

Construir un Blog

Un Blog es un sitio web donde se recopilan cronológicamente mensajes de uno o varios autores sobre un determinado tema. Existen varios servicios gratuitos (www.blogger.com; www.wordpress.com ) con herramientas sencillas que permiten poner un weblog en marcha en menos de cinco minutos, sin ningún conocimiento previo. Un Blog no es más que un espacio personal de escritura en Internet en el que su autor publica artículos o noticias las cuales pueden contener texto, imágenes e hipervínculos.

Un Blog como tu Carta de Presentación

1. Primero debes elegir un tema relacionado a tu profesión, el cual puedas desarrollar con fluidez.
2. En el Blog debes incluir una sección sobre ti: quién eres, tus estudios, experiencia laboral y algunos trabajos destacados.
3. Se recomienda que no se mezcle lo profesional con lo personal, ya que fotos donde apareces tomando o en fiestas no te ayudarán a buscar trabajo. Esto también aplica a Facebook y Twitter a los empleadores no les interesa si estas en la playa o en el cine. Debes mantener tu profesionalismo.
4. Debes tener una buena cantidad de posts sobre el tema en el que quieres ser considerado un experto.
5. Mantén contactos con tus colegas, puedes tener un área en tu blog donde puedas realizar debates sobre temas relacionados a tu profesión
6. Perfecciona tus posts para que consigan un buen posicionamiento en los motores de búsqueda (Google, Yahoo, etc.).

En resumen existen diversos medios por los cuales te puedes dar a conocer. El maravilloso mundo del internet nos ha permitido abrirnos caminos tanto a nivel profesional como personal, solo tenemos que adaptarnos a los cambios y pensar de qué manera nos puede ser útil.